Das Problem So geht es Was Sie bekommen Preise Alle Leistungen 15 Minuten kennenlernen
Für Hausverwaltungen mit 50 bis 150 Einheiten

Jedes Jahr dasselbe:
Die Nebenkosten-Abrechnung frisst Wochen. 

Sie verwalten Objekte, keine Belegstapel. Wir sammeln Rechnungen und Verbrauchsdaten übers Jahr, sortieren sie je Objekt und Kostenart und legen das Datenpaket bereit, wenn Sie es brauchen.

Ihre Abrechnung ist vorbereitet, wenn Sie sie brauchen - Sie prüfen und geben frei. Erstellt und verantwortet wird sie von Ihnen.
Fester AnsprechpartnerEine Person, die Ihre Objekte kennt
VertraulichAVV, EU-Ablage, getrennte Zugriffe
Sie behalten die FreigabeNichts geht an Eigentümer ohne Ihr Ja
Aufgeräumter Schreibtisch mit Ablagefach und Unterlagen

Die Abrechnung ist nicht das Problem.
Das Zusammensuchen davor ist es.

Vier Stellen, an denen in einer Hausverwaltung Zeit verschwindet.

Zwölf Monate in vier Wochen

Was übers Jahr verstreut anfällt, wird kurz vor der Abrechnung auf einmal gebraucht. Die Wochen davor gehören dann dem Sortieren.

Belege liegen überall

Handwerkerrechnung im Postfach, Ablesung beim Dienstleister, Versicherungsbeleg im Ordner. Zur richtigen Einheit gehört jeder erst, wenn ihn jemand zuordnet.

Eigentümer fragen nach

Ein Anruf, eine Rückfrage zur Position im letzten Jahr - und die Suche beginnt von vorn. Jede Nachfrage kostet zweimal Zeit.

Ihre Verwalter sortieren Papier

Wer Objekte betreuen und Eigentümer beraten soll, heftet ab und tippt Zahlen um. Dafür haben Sie niemanden eingestellt.

Das alles ist Zuordnungsarbeit, keine Verwaltungsentscheidung. Genau deshalb können Sie es abgeben.

So geht es: übers Jahr sammeln,
zur Abrechnung fertig übergeben.

Keine neue Software. Kein Wechsel Ihrer Verwaltungssoftware. Kein Systembruch.

1

Der Eingang läuft über uns

Digitaler Briefkasten ab Tag 1: Post kommt digital an, E-Mails über eine einmalige Weiterleitung. Sie scannen nichts selbst.

2

Jeder Beleg bekommt seinen Platz

Objekt, Einheit, Kostenart - laufend zugeordnet, nicht erst im Frühjahr. Was unklar ist, kommt zu Ihnen statt in den falschen Ordner.

3

Das Datenpaket steht bereit

Kosten je Objekt und Kostenart zusammengestellt, Belege zugeordnet, Verbrauchsdaten dabei - fertig zur Prüfung, wenn Sie abrechnen.

4

Sie rechnen ab und geben frei

Die Abrechnung erstellen und verantworten Sie - mit Ihrer Software, Ihrer Umlagelogik, Ihrer Unterschrift.

Die Sammelarbeit verteilt sich aufs Jahr statt sich vor der Abrechnung zu stauen.

Was wir für Ihre Objekte übernehmen

Drei Bereiche, die jede Verwaltung betreffen - und die keine Verwaltungsentscheidung verlangen.

Der Anker

Nebenkosten-Abrechnung vorbereitet

Das ganze Jahr über gesammelt statt im Frühjahr zusammengesucht. Sie bekommen ein Datenpaket, mit dem Sie sofort abrechnen können.

  • Kosten je Objekt und Kostenart zusammengestellt
  • Belege der jeweiligen Position zugeordnet und verlinkt
  • Verbrauchsdaten und Ablesungen eingesammelt und beigelegt
  • Auffälligkeiten markiert: fehlender Beleg, Sprung gegenüber Vorjahr

Die Abrechnung selbst, die Umlageschlüssel und die Frage, was umlagefähig ist, bleiben bei Ihnen.

Das Fundament

Objekt-Dokumentation

Jedes Objekt hat eine Akte, in der wirklich alles liegt - und in der Sie in Sekunden finden, wonach ein Eigentümer fragt.

  • Verträge, Policen und Wartungsnachweise je Objekt abgelegt
  • Protokolle und Beschlüsse auffindbar statt im Mailverlauf
  • Handwerker-Vorgänge nachgehalten: angefragt, beauftragt, erledigt
  • Versammlungsunterlagen zusammengestellt
Der Alltag

Post, Belege und Wiedervorlagen

Der laufende Eingang, damit sich zwischen den Abrechnungen nichts wieder aufstaut.

  • Digitaler Briefkasten: Briefpost kommt digital an
  • Rechnungseingang formal geprüft und zur Freigabe vorbereitet
  • Übersicht, was ansteht: Termine und Wiedervorlagen sichtbar
  • Belege steuerberaterfertig für Ihre Objektbuchhaltung

Auf Wunsch: Standardschreiben an Eigentümer und Mieter nach Ihren Vorlagen vorbereitet - versendet wird nach Ihrer Freigabe.

Was wir nicht tun

Die Verwaltung bleibt Ihre. Wir bereiten vor - entschieden, abgerechnet und verantwortet wird bei Ihnen.

Wir erstellen die Abrechnung nicht
Keine Aussage zur Umlagefähigkeit
Keine Rechtsberatung, kein Mietrecht
Keine Kontierung, keine Steuerberatung
Kein Inkasso, keine Forderungsdurchsetzung
Keine Verantwortung für Fristen, keine Kontovollmacht

Wir kontieren nicht und beraten steuerlich nicht. Termine und Fristen machen wir sichtbar und erinnern daran - berechnet und verantwortet werden sie von Ihnen oder Ihren Beratern.

Einsteigen, wo es am meisten weh tut

Entweder nur die Abrechnungs-Vorbereitung - oder die laufende Verwaltungsarbeit komplett.

Einzeln buchbar

Nebenkosten-Abrechnung vorbereitet

Der Baustein für den Jahres-Engpass
290 € + 9 € je verwaltete Einheit / Monat
Beispiel 100 Einheiten: 1.190 € / Monat
  • Kosten je Objekt und Kostenart, laufend gesammelt
  • Belege zugeordnet, Verbrauchsdaten eingesammelt
  • Datenpaket fertig zur Prüfung, wenn Sie abrechnen
  • Ohne Startpaket, ohne Stufe, monatlich kündbar
15 Minuten kennenlernen
Die ganze Verwaltungsarbeit

Startpaket, dann Stufen

Wenn nicht nur die Abrechnung drückt
1.490 € einmalig
Startpaket „Ordnung schaffen", 8 Wochen · danach ab 749 € + 10 € je Einheit
  • Digitaler Briefkasten, Ablage und Tagesübersicht eingerichtet
  • Stufe Entlastung: laufender Eingang, Handwerker, Wiedervorlagen
  • Stufe Komplett: zusätzlich Belege, Abrechnungs-Vorbereitung, Reporting
  • Alle Preise stehen von Anfang an fest
Alle Stufen ansehen
Mit dem Baustein gestartet? Wird angerechnet. Wenn Sie später mehr abgeben, bekommen Sie den zuletzt gezahlten Modul-Monatspreis auf die erste Stufen-Rechnung angerechnet. Sie zahlen den Einstieg also nicht doppelt.

Einheit = verwaltete Wohneinheit. Alle Preise netto zzgl. gesetzlicher USt. Angebot ausschließlich für Unternehmer (§ 14 BGB). 10 % Rabatt bei jährlicher Zahlung ab Stufe Entlastung. Digitale Briefpost ist in den Stufen enthalten - bis 2 Briefe je Einheit im Monat, darüber 1,50 € je Brief.

Häufige Fragen

Erstellen Sie unsere Nebenkosten-Abrechnung?
Nein, und das ist bewusst so. Wir bereiten die Grundlage vor: Kosten je Objekt und Kostenart, Belege zugeordnet, Verbrauchsdaten dabei, Auffälligkeiten markiert. Die Abrechnung selbst erstellen Sie - mit Ihrer Software, Ihren Umlageschlüsseln und Ihrer Verantwortung. Was umlagefähig ist und wie verteilt wird, ist eine Verwaltungs- und Rechtsfrage; die gehört zu Ihnen, nicht zu einem Büroservice.
Müssen wir unsere Verwaltungssoftware wechseln?
Nein. Sie arbeiten weiter wie bisher. Wir liefern das Datenpaket in der Form, die zu Ihrem Weg passt - als geordnete Ablage mit verlinkten Belegen und als Aufstellung, die Sie übernehmen können. Was sich ändert, ist nur, wer die Belege sammelt und zuordnet.
Wie kommen die Belege überhaupt zu Ihnen?
Über den digitalen Briefkasten und eine einmal eingerichtete E-Mail-Weiterleitung. Ihre Briefpost geht per Nachsendeauftrag direkt in die Digitalisierung und kommt digital in Ihrer Ablage an - Sie leeren keinen Briefkasten und scannen nichts selbst. Was Sie sonst weiterleiten wollen, leiten Sie formlos weiter.
Wir haben WEG- und Mietverwaltung gemischt. Geht das?
Ja. Die Zuordnung folgt Ihrer Objektstruktur, nicht einem festen Schema - getrennt nach Objekt, Einheit und Kostenart, so wie Sie es abrechnen. Unterschiedliche Abrechnungszeiträume je Objekt sind normal und kein Problem; das Datenpaket entsteht je Objekt, nicht als ein großer Topf.
Überwachen Sie unsere Fristen?
Wir machen sichtbar, was ansteht, und erinnern daran - nach den Daten, die Sie uns geben. Die Verantwortung für Fristen bleibt bei Ihnen. Ein Büroservice, der Ihnen zusagt, dass keine Frist reißt, würde eine Haftung übernehmen, die er nicht tragen kann; das versprechen wir bewusst nicht. Die Abrechnungsfrist selbst und ihre Folgen bleiben Ihre Sache.
Schreiben Sie auch an Mieter und Eigentümer?
Auf Wunsch bereiten wir Standardschreiben nach Ihren Vorlagen vor - versendet wird erst nach Ihrer Freigabe, und den Ton geben Sie vor. Aktive Korrespondenz ist bei uns eine Beilage, kein eigenes Produkt: die Beziehung zu Ihren Eigentümern und Mietern ist Ihre, und die wollen wir Ihnen nicht abnehmen. Mahnwesen und Inkasso übernehmen wir nicht.
Wie sicher sind die Unterlagen unserer Eigentümer?
Vor der ersten Übergabe schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO inklusive technischer Maßnahmen und Subdienstleisterliste. Die Ablage liegt kundengetrennt in einer EU-Ablage bei einem deutschen Anbieter, Zugriffe sind auf die Bearbeitung beschränkt. Bei Vertragsende bekommen Sie alles als Export zurück und wir löschen unsere Kopie, auf Wunsch mit Bestätigung.
Wir sind kleiner als 50 Einheiten - lohnt sich das?
Sagen Sie es uns im Gespräch, dann rechnen wir es ehrlich durch. Unter etwa 50 Einheiten trägt der Grundpreis sich oft noch nicht, weil ein Teil des Aufwands unabhängig von der Größe anfällt. Wenn es sich für Sie nicht rechnet, sagen wir das - ein Kunde, der draufzahlt, bleibt nicht lange.

Lassen Sie uns 15 Minuten sprechen -
danach wissen Sie, ob es passt.

Sie sagen kurz, wie viele Einheiten Sie verwalten und wo es am meisten klemmt. Wir sagen Ihnen, was wir übernehmen können und was es kostet. Unverbindlich, Antwort innerhalb eines Werktags.

info@buerolaeuft.de
Falkensee · Berlin/Brandenburg, bundesweit tätig